Databehandleraftale

Aftalen gælder, når du bestiller et årsregnskab hos os. Du er den dataansvarlige, og vi er databehandler. Den er bygget over Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser og er den skriftlige aftale, som databeskyttelsesforordningens artikel 28 kræver mellem en dataansvarlig og en databehandler.

1. Parterne

Dataansvarlig er den virksomhed, der bestiller årsregnskabet, med de oplysninger, virksomheden har angivet i bestillingen.

Databehandler er Nemt Årsregnskab ApS, CVR 37441236. Kontakt om aftalen sker på 53 78 78 78, se kontakt.

2. Formål og karakter af behandlingen

Vi behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne for at udarbejde årsregnskab og skatteopgørelse. Grundlaget er bogføringsdata, som enten hentes direkte fra den dataansvarliges bogføringssystem eller uploades af den dataansvarlige.

Behandlingen består i at modtage og opbevare bogføringsdata, gennemgå dem for fejl, udarbejde regnskab og skatteopgørelse og udlevere resultatet til den dataansvarlige. Vi bruger kun oplysningerne til dette formål.

3. Kategorier af oplysninger og registrerede

De oplysninger, der behandles, er:

• Bogføringsdata: saldobalance, posteringer, bilagsreferencer og kontoudtog.
• Kontaktoplysninger på den dataansvarliges kontaktperson: navn, e-mailadresse og telefonnummer.
• Registreringsoplysninger om virksomheden, herunder ledelse og tegningsberettigede.

De registrerede, som oplysningerne kan vedrøre, er:

• Den dataansvarliges ejere og ledelse.
• Den dataansvarliges ansatte, for eksempel gennem løn og skat.
• Den dataansvarliges kunder og leverandører, i det omfang de optræder i bogføringen.

Vi behandler ikke bevidst følsomme oplysninger efter artikel 9. Den dataansvarlige skal undlade at uploade materiale, der indeholder dem, medmindre det er nødvendigt for regnskabet.

4. Instruks

Vi behandler kun oplysningerne efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige. Bestillingen og denne aftale er den samlede instruks. Mener vi, at en instruks er i strid med databeskyttelsesreglerne, giver vi den dataansvarlige besked uden unødigt ophold.

5. Fortrolighed

Kun personer, der har brug for adgang for at udføre arbejdet, har adgang til oplysningerne. De er bundet af tavshedspligt, enten gennem en aftale eller af lovgivningen.

6. Sikkerhed

Vi har indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder:

• Kryptering af oplysninger under overførsel og i hvile.
• Adgangsstyring, så kun de medarbejdere, der arbejder med en sag, kan se den.
• Logning af adgang og fejl, uden at kundedata skrives i loggene.
• Opdigtede data til test. Vi bruger ikke rigtige kundeoplysninger til at prøve ting af.

Sikkerhedsniveauet vurderes ud fra risikoen for de registreredes rettigheder og tages op igen, når behandlingen ændrer sig.

Opdager vi et brud på persondatasikkerheden, der vedrører den dataansvarliges oplysninger, giver vi den dataansvarlige besked uden unødigt ophold, så den dataansvarlige kan opfylde sine egne forpligtelser.

7. Underdatabehandlere

Den dataansvarlige giver en generel godkendelse til, at vi bruger underdatabehandlere. De, der bruges i dag, er:

• Microsoft Azure, Sweden Central, EU. Driver vores server og database, hvor sagen og bogføringsdata ligger.
• Netlify. Driver det statiske site. Der behandles ingen kundedata her.
• Betalingsudbyder. Tilføjes her, når udbyderen er valgt.

Vi stiller samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale til underdatabehandlerne i en skriftlig aftale, og vi er ansvarlige over for den dataansvarlige for, at de opfyldes. Ønsker vi at tilføje eller udskifte en underdatabehandler, opdaterer vi listen her og giver den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse.

Kundens oplysninger behandles inden for EU. Overfører vi dem til et land uden for EU og EØS, sker det kun efter instruks fra den dataansvarlige eller på et gyldigt overførselsgrundlag efter kapitel V i forordningen.

8. Bistand til den dataansvarlige

Vi hjælper den dataansvarlige, så vidt det er muligt og ud fra behandlingens karakter, med at besvare de registreredes anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning og de øvrige rettigheder. Vi hjælper også med sikkerhed, anmeldelse af brud, konsekvensanalyser og forudgående høring, i det omfang det følger af forordningens artikler 32 til 36 og vedrører de oplysninger, vi behandler.

Henvender en registreret sig direkte til os om oplysninger, vi behandler for den dataansvarlige, videregiver vi henvendelsen uden unødigt ophold.

9. Sletning og tilbagelevering ved ophør

Regnskabsmateriale opbevares i den periode, bogføringsloven kræver. Det øvrige materiale, vi har modtaget, for eksempel bankkontoudtog og bilagsfiler, slettes, når sagen er afsluttet, eller udleveres til den dataansvarlige, efter den dataansvarliges valg. Vi sletter eksisterende kopier, medmindre loven kræver, at vi gemmer dem, og bekræfter det skriftligt, hvis den dataansvarlige beder om det.

10. Revision og tilsyn

Vi stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise, at denne aftale og artikel 28 er overholdt, og vi giver mulighed for og bidrager til revisioner og inspektioner, herunder dem, den dataansvarlige eller en revisor udpeget af den dataansvarlige foretager. Tilsynet aftales på forhånd, så det ikke forstyrrer driften unødigt.

11. Varighed og ophør

Aftalen træder i kraft, når den dataansvarlige bestiller, og gælder, så længe vi behandler oplysninger for den dataansvarlige. Ophører samarbejdet, gælder punkt 9 om sletning og tilbagelevering, og reglerne om fortrolighed gælder også efter ophøret.

12. Øvrige forhold

Aftalen er underlagt dansk ret. Den tilsidesætter ikke handelsbetingelserne, men gælder for behandlingen af personoplysninger. Hvordan vi behandler oplysninger i øvrigt, står i privatlivspolitikken.

Senest opdateret 23. oktober 2026.